سیستم تیکتینگ به عوامل پشتیبانی سازمانها و شرکتها امکان میدهد تا امور مربوط به کاربران که در قالب تیکت ارسال میشود را به شخص یا بخش مربوطه هدایت کنند، مشکلات کاربران و مشتریان را به خوبی شناسائی نمایند تا در سریعترین زمان ممکن، امکان پاسخگویی مناسب به آنها میسر شود. سامانه تیکتینگ کلیه تعاملات مربوط به امور پشتیبانی را از طریق پلتفرمهای مختلفی نظیر تلفن، چت، ایمیل و… گردآوری، پردازش و اولویت بندی مینماید. برای تحقق هر چه بهتر این امر، مجتمع بین المللی تهران با ارائه یک سامانه تیکتینگ بومی قدرتمند به یاری شرکتها و سازمانهای داخل کشور آمده تا امور پشتیبانی کاربران و مشتریان خود را به شیوهای کارا، ساماندهی کنند و مدیریت نمایند.
سیستم تیکتینگ (Ticketing) چیست؟
شرکتها و سازمانها برای پاسخگویی به مسائل و درخواستهای مطرح شده توسط مشتریان و سایر کاربران خود نیاز به سیستم مخصوصی دارند. ماهیت مسائل مطرح شده میتواند از سازمانی به سازمان دیگر و یا از زمانی به زمان دیگر و بسته به طیف مختلفی از کاربران بسیار متفاوت باشد . بدون یک سامانه تیکتینگ، اگر چه میتوان همچنان با مهارت، اشتیاق و تلاش کارکنان متعهد به مسائل پرداخت؛ اما به احتمال زیاد با وجود انبوه مسائل پیش روی کاربران مشکلاتی روی خواهد داد. برای اطمینان از اینکه همه مسائل کاربران توسط امور پشتیبانی شرکت، ثبت، پیگیری، نظارت و به درستی حل شوند، یک سیستم تیکتینگ مناسب مورد نیاز است که از روشها و رویههایی مخصوصی جهت بهبود پاسخگویی به امور کاربران بهره میبرد.
فرآیند تیکتینگ ابتدا با ایجاد یک سند یا تیکت شروع میشود. تیکت بر حسب نوع آن به طور خودکار به اپراتور ارائه کننده خدمت که مرتبط با موضوع درخواستی است ارجاع داده میشود. مشتری در هر زمان قادر خواهد بود که به تیکت مراجعه نماید و وضعیت آن را مشاهده کند. پس از ایجاد تیکت، فردی که تیکت به او ارجاع شده میتواند بر روی درخواست، کار کرده و یا به صلاحدید خود، آن را به فرد دیگری ارجاع دهد. سپس سیستم تیکتینگ به اپراتور ارائه کننده خدمت هشدار میدهد که سوالی در تیکت ثبت شده است و او میتواند بلافاصله به آن پاسخ دهد. هنگامی که مشکل در نهایت حل شود، اپراتور ارائه خدمت و یا مشتری می توانند تیکت را ببندند و اگر هر یک از طرفین سؤال یا درخواست دیگری داشته باشند، تیکتها میتوانند دوباره باز شوند. مشتری به جای اینکه مجبور باشد یک تیکت کاملاً جدید با یک اپراتور متفاوت ایجاد کند، به همان شخصی که قبلاً با او کار کرده است دسترسی دارد و میتواند از جایی که گفتگو متوقف شده است، دوباره بحث را ادامه دهد.
ویژگیها
سازماندهی حجم بالایی از درخواستها در یک سیستم متمرکز
یکی از بارزترین مزیتهای سامانه تیکتینگ، توانایی سازماندهی و فهرست کردن تمام درخواستهای دریافت شده برای پشیبانی است.
یکپارچه سازی سیر گردش تیکت
سامانه تیکتینگ به گونهای طراحی شده تا در محیط های ارتباطی چندگانه نظیر تلفن، چت، ایمیل و غیره به طور یکپارچه عمل کند.
حفظ سطح استانداردهای مربوط به خدمات مشتریان
امانه تیکتینگ به تیم پشتیبانی کمک میکند تا اهداف روشنی را که بایستی در راستای برآوردن آنها تلاش کنند، مشخص شود
حفظ سوابق ارتباطات قبلی با مشتریان
با استفاده از سرویس تیکتینگ، عوامل پشتیبانی به سوابق تعاملات گذشته با هر مشتری یا کاربر دسترسی دارند
مزیتها
بهبود ارتباط با مشتریان
با متمرکز شدن تمام تعاملات در قالب یک سامانه تیکتینگ، برقراری ارتباط بین مشتریان با ارائه دهندگان خدمات آسان تر می شود.
فراهم نمودن امکان همکاری آسان و موثر اعضای تیم پشتیبانی
سامانه تیکتینگ با بهره گیری از ویژگیهایی خاص نظیر قابلیت انتقال تیکت به اعضای ارشد تیم، وجود پیام رسان داخلیو سایر موارد، موجب میشوند تا همکاری میان اعضای تیم پشتیبانی ارتقا یابد.
افزایش کارایی و بهره وری واحد پشتیبانی
به دلیل سازماندهی کارآمد و خودکارسازی سامانه تیکتینگ، تیکتها به طور خودکار و به ترتیب اولویت به عوامل پشتیبانی مربوطه تخصیص داده میشوند
فراهم نمودن امکان ردیابی معیارها و KPI های مربوط به خدمات به مشتریان
نرم افزار تیکتینگ دارای قابلیت ارائه گزارشات داخلی است که امکان ردیابی انواع خدمات مشتریان را به خوبی فراهم میکند. این امر موارد میتواند شامل حجم تیکت، زمان پاسخگویی به تیکت، فعالیت هر یک از عوامل پشتیبانی و موارد دیگر باشد.